Como se organizar e ser produtivo no trabalho híbrido

O modelo de trabalho híbrido provou que veio para ficar, e é até preferido por muitas pessoas. Chamado por alguns de “novo normal”, ele é considerado o futuro, ou seja, como as coisas serão daqui para frente, já que possui as suas vantagens próprias.

No entanto, para que ele seja eficiente e benéfico — tanto para o colaborador como para a organização —, é necessário ter alguns cuidados como a organização, que interfere diretamente no nível de produtividade diário.

E para saber algumas dicas que vão te ajudar a ser mais eficiente em todos os dias de trabalho, seja em casa ou no escritório, acompanhe esse texto da Trevisan e entenda tudo sobre o assunto!

O que é trabalho híbrido e como ele funciona?

Mas o que é trabalho híbrido? De uma forma bem simples de entender, ele é uma mistura entre o trabalho remoto (normalmente de casa) e o presencial. Falamos que geralmente ele é feito de casa, mas aqui não existe uma regra que deve ser seguida à risca.

Desde que você cumpra com todas as suas obrigações do dia e não tenha problemas com a empresa, por isso, você pode trabalhar de qualquer lugar que tenha acesso à Internet, caso utilize equipamentos como computadores para desempenhar suas atividades.

Então é possível trabalhar em coworkings, da casa de um amigo ou familiar, de uma praça, de um parque ou outros locais, desde que você consiga fazer tudo o que precisa.

Logo, o termo “remoto” pode ser aplicado sempre que você está fora das dependências da empresa, e o presencial — como o nome sugere — envolve o deslocamento até o local físico no qual a empresa está.

E como funciona essa modalidade? De forma geral, ela mescla idas ao escritório e dias em casa. Pode ser 3/2 (três dias presencial e dois remoto na semana), 2/3, quinzenal (comparecendo na empresa a cada quinze dias) ou como for negociado entre o contratado e a contratante.

De toda forma, a ideia é sempre a mesma: separar o período da jornada de trabalho específica no dia e, dentro deste horário, realizar todas as atribuições diárias.

Dicas para ter a maior produtividade possível

Se pararmos para pensar, a organização (mesmo que analisando de uma forma mais geral) faz toda a diferença no dia a dia, no nível e na qualidade da nossa produção.

Seja fazendo uma boa gestão do seu tempo, sabendo exatamente o que deve ser feito e os meios necessários para isso ou tendo um horário bem definido para acordar, para dormir e para trabalhar, ela é uma parte fundamental no trabalho híbrido.

Mas é aqui que surgem as dúvidas, por não ser algo que muitas pessoas seguem ou que acreditam ser tão impactante. Felizmente, nós temos boas dicas que você pode seguir porque, na verdade, são bem simples. Veja conosco logo abaixo quais são elas:

Organize seu ambiente de trabalho em casa e no escritório

Como pudemos ver, a organização no trabalho é algo fundamental. Mas isso se dá em diversos âmbitos, como na organização do ambiente de trabalho remoto e do escritório também.

Tanto em casa quanto na empresa, é importante que o espaço esteja sempre arrumado para nos concentrarmos melhor e, assim, produzir mais. E para fazer isso, veja algumas ações que você pode aplicar:

Retire objetos que não são úteis e que apenas ocupam espaço desnecessário na mesa. Tenha por perto apenas o que é essencial para a sua rotina de trabalho;
Organize os papéis e materiais em pastas e caixas para ficar mais fácil encontrar o que precisa. Se possível, separe por categorias e etiquetas para facilitar a busca;
Evite o acúmulo de papéis, objetos e materiais na mesa. Além de poluir visualmente o ambiente, pode causar distração e atrapalhar a concentração. Parece igual à primeira dica, mas deve ser feita em conjunto para garantir máxima eficácia;
Organizadores para canetas, lápis, clipes e outros itens de uso diário são um ótimo investimento, já que facilitam o acesso e mantêm tudo ao alcance das mãos.

Por fim, ter uma decoração funcional também é uma boa pedida, seja no escritório da empresa ou no local que você utiliza para trabalhar quando está remoto.

Para isso, escolha objetos que também ajudam na organização, como porta-canetas, caixas decorativas, organizadores de mesa e outros.

Defina horários e prazos para suas atividades diárias

Esta é uma parte fundamental e essencial para quem busca manter a produtividade no trabalho híbrido. Afinal, trabalhando em casa ou em um ambiente mais descontraído, é muito fácil se distrair.

E se você não tiver uma rotina bem definida, além do lazer ilimitado, pode ser muito mais difícil permanecer motivado no trabalho e ser devidamente produtivo.

Mas para mudar isso, tudo começa estabelecendo um horário de trabalho. Se o seu período é das 9h às 18h, esse é o tempo que você precisa estar focado em suas demandas diárias.

Junto a isso, defina prazos realistas para cada tarefa. Uma boa forma de ajudar nisso é entender a complexidade individual e quanto tempo será necessário para fazer cada uma delas.

Caso ajude, crie uma lista com tudo o que deve ser feito no dia e distribua a ordem de realização conforme as prioridades e urgências. Lembre também de anotar os prazos de conclusão; isso ajuda a manter o ritmo e garante que todas as tarefas serão entregues no prazo.

Quando você está em casa, ser flexível também é importante, bem como ter um ajuste da rotina de trabalho conforme as demandas do dia. Caso uma tarefa exija mais tempo do que o previsto, é necessário reorganizar o seu cronograma para que todas as atividades sejam concluídas a tempo.

Tenha também um horário bem definido para parar, se alimentar, dormir e acordar. Não é porque você trabalha de casa que é recomendado descuidar destes pontos! Uma boa noite de sono (entre 7 e 9 horas por noite, em média) é crucial para manter uma boa produtividade no trabalho!

Utilize softwares para comunicação e colaboração remota

A comunicação remota faz parte do trabalho híbrido. Afinal, você não terá como levantar da cadeira para perguntar algo a um colega ou para debater sobre uma demanda em específico que te deixou com dúvidas, por exemplo.

Para isso, existem algumas ferramentas tecnológicas que podem te ajudar muito, como o caso do e-mail e, em alguns casos, os aplicativos de mensagem instantânea; tudo depende das diretrizes da empresa.

Se for permitido o uso do WhatsApp ou Telegram, o processo de entrar em contato com uma pessoa e ter a resposta fica muito mais ágil. Apenas lembre que, a fim de manter um histórico do que foi perguntado e da resposta, o e-mail é uma ótima forma de ter tudo registrado, mesmo que eventualmente seja mais devagar.

Já quando falamos sobre a colaboração remota, duas boas opções são o Monday e o Trello, que além de ajudar no quesito da cooperação, são ótimos para você se organizar!

O Monday é um sistema de gestão de projetos e tarefas que permite que as equipes se distribuam e gerenciem as atividades em um só lugar. Com ele, é possível criar e compartilhar quadros de tarefas, definir prazos, atribuir responsabilidades e acompanhar o progresso das atividades em tempo real.

A plataforma oferece recursos para comunicação e colaboração entre membros da equipe, como comentários, bate-papo e compartilhamento de arquivos.

Por outro lado, o Trello é uma ferramenta de gestão de projetos que permite criar quadros, listas e cartões para organizar as tarefas e acompanhar o progresso e status de cada uma delas.

Através dele, é possível criar um fluxo de trabalho claro e visualmente atraente, facilitando o acompanhamento e a execução das tarefas, mesmo que os membros da equipe estejam trabalhando remotamente.

Mantenha uma rotina saudável para equilibrar sua vida pessoal e profissional

Ter equilíbrio entre a vida profissional e pessoal é um fator essencial para quem trabalha de forma híbrida. Muitas vezes, pode ser difícil separar as duas áreas, já elas podem se misturar no mesmo ambiente. Porém, é importante manter uma rotina saudável para equilibrar ambas as áreas.

Para isso, estabeleça limites claros. Por exemplo, defina um horário de início e término do expediente e cumpra rigorosamente essa rotina, evitando trabalhar além do necessário. Ter momentos de lazer e descontração também é ótimo para recarregar as energias, como praticar atividades físicas ou seus hobbies.

Outra boa dica é evitar levar o trabalho para a cama, pois isso pode prejudicar o sono e afetar negativamente a produtividade no dia seguinte. Desligar-se completamente do trabalho durante os momentos de descanso é fundamental para manter a mente e o corpo saudáveis!

Materiais que podem te ajudar neste tópico

No trabalho híbrido, é comum que se tenha mais flexibilidade, mas é preciso tomar cuidado para não trabalhar excessivamente e acabar se sobrecarregando. Manter uma rotina saudável e equilibrada ajuda a garantir a saúde física e mental e a melhorar a produtividade no trabalho.

Vale ressaltar que a organização é fundamental para ter máxima produtividade no trabalho remoto, como vimos até então. Adotar ferramentas de colaboração remota, definir horários e prazos, manter o ambiente organizado e equilibrar a vida pessoal e profissional são medidas que ajudam a ter um trabalho híbrido mais produtivo e eficiente.

E para ficar ainda melhor, a nossa dica de materiais que podem te auxiliar no entendimento e na organização do seu dia a dia são:

“Trabalho híbrido: sete pontos de atenção para quem deseja adotar”, do portal Exame. Ela oferece formas práticas para manter a produtividade no trabalho híbrido, abordando temas como organização, comunicação e saúde mental;
“Trabalho híbrido melhora a produtividade e a saúde mental”, da Forbes, que apresenta dados de uma pesquisa sobre o tema que demonstra os impactos positivos desta modalidade na produtividade e na saúde mental dos colaboradores.

E para os amantes de podcasts e programas, duas ótimas recomendações que temos para você são: “O modelo de trabalho híbrido é o futuro das empresas?”, produzido pelo Zencast, que discute sobre as tendências para o futuro, e “Trabalho removo vs híbrido vs presencial, qual é o melhor?”, produzido pela PrimoTech e falando sobre as diferentes modalidades que podem ser seguidas!

Dicas da Trevisan de aplicativos para implementar no seu trabalho híbrido e aumentar a produtividade e organização!

Como já falamos sobre o Monday e o Trello anteriormente, e inclusive são ótimas ferramentas para o seu dia a dia no trabalho, vamos trazer agora mais cinco boas opções para você, que são:

Todoist: projetado para auxiliar, ele é centralizado em planejar, priorizar e concluir tarefas, independentemente de estar no escritório ou em casa, já que possui sincronização entre dispositivos;
Slack: permite que você crie canais de comunicação dedicados para equipes, projetos ou tópicos específicos, sendo ótimo para tirar dúvidas sobre uma demanda, por exemplo;
Asana: uma plataforma de gestão de tarefas que possibilita uma boa organização e acompanhamento do trabalho em equipe por meio de listas, responsabilidades e definição de prazos, entre outras funcionalidades;
G Suite: uma suíte de aplicativos colaborativos do Google que engloba ferramentas essenciais para o trabalho híbrido, como o Google Drive, Keep, Agenda, Hangouts e o Google Meet, entre outros prontos para uso com ótimos recursos colaborativos;
Toggl: ótimo para o rastreamento de tempo, ele registra quanto demora para fazer cada demanda, possibilitando uma gestão mais eficiente de tempo, aumentando a produtividade.

Todos são bem simples e intuitivos de usar além de, cada um à sua forma, escolhas inteligentes para quem busca máxima eficiência na rotina de trabalho híbrido!

E para conhecer outros temas importantes para a sua vida profissional e pessoal, bem como para os seus estudos, acompanhe o blog da Trevisan e os conteúdos que temos separados para você por lá!