Como melhorar a gestão do tempo e ter mais produtividade no dia a dia

Seja durante os estudos ou na rotina de trabalho, ter uma boa gestão do tempo faz toda a diferença. E não é para menos! Basta reparar o quanto este tópico está diretamente ligado com questões como eficiência e capacidade produtiva.

Começando com as dicas, se você concilia uma rotina de trabalho com estudos, por exemplo, uma ótima ideia é saber quanto tempo você possui disponível para cada tarefa.

Ou seja, se você tem uma jornada de trabalho de oito horas por dia, este é o período em que tem que se focar nas demandas e, as outras 16 horas do dia precisam ser divididas entre estudo, descanso e cuidado pessoal.

A ideia é entender o peso e o esforço que cada tarefa requisita para dividir o tempo e se organizar da melhor forma para entender prazos (como a entrega de um trabalho ou data limite para fazer uma prova) e ter o melhor proveito possível.

Agora, se você é uma pessoa que tem dificuldade com este assunto, ou simplesmente quer ter uma melhora no quesito aproveitamento do seu tempo, venha com a Trevisan neste conteúdo e entenda as dicas que trouxemos especialmente para você. Boa leitura!

Por que a gestão do tempo é importante para a produtividade?

Gestão do tempo e produtividade são termos geralmente associados já que, se você tiver uma boa organização e souber aproveitar cada um dos momentos, as chances de ser mais produtivo durante o dia aumentam. Mas por quê?

Além de ser suficiente para que você administre as demandas que precisa fazer, uma boa organização permite alocar o tempo da melhor forma possível; ou seja, você sabe o período necessário para fazer a tarefa e consegue separar os dias necessários para finalizá-la.

Isso garante não somente a entrega de tudo no prazo, mas também melhora a sua qualidade de vida, uma vez que você não precisa ficar correndo contra o tempo, com medo de perder o prazo ou ficar comprometido com diversas tarefas simultaneamente.

Consequentemente, os níveis de estresse e as chances de complicações de saúde, como o Burnout, são reduzidas, gerando mais sensação de bem-estar e tranquilidade por estar com tudo em dia!

Como se organizar para fazer uma boa gestão do tempo?

Inicialmente pode parecer difícil ter uma organização eficiente das coisas que precisam ser feitas durante o dia. Pensando nisso, nós separamos abaixo algumas dicas para gestão do tempo que vão te ajudar de forma muito simples.

Hoje, existem diversos cursos de gestão do tempo que encontramos na internet, porém, é possível melhorar esse fator em você com menos esforço, basta aplicar algumas estratégias bem simples!

E mesmo que você não se considere uma pessoa muito organizada, é possível praticá-las no dia a dia, já que elas são muito simples! Veja conosco, então, cinco ótimas dicas:

1 – Identifique os objetivos e prioridades

Saber o que você deseja conquistar e o que deve ser priorizado são dois pontos iniciais que ajudam muito e estão diretamente ligados.

Conhecer, entender e identificar cada um dos seus objetivos pessoais ajuda a elencar os meios para conquistar cada um deles. Vamos supor que você deseja ser aprovado na matéria do curso que está fazendo, o que é necessário fazer para isso? Estudar e se dedicar devidamente.

Logo, começamos a chegar no segundo ponto, a análise das prioridades. Se o seu foco é estudar para tirar uma boa nota na avaliação final, muito provavelmente a recomendação no seu caso seja a de aproveitar o tempo livre para isso.

Claro que aqui foi somente um exemplo; essa análise de objetivos e prioridades serve para qualquer situação que você estiver passando e, como consequência, existe a possibilidade de aumentar suas chances de sucesso para alcançar o objetivo.

2 – Evite distrações e mantenha o foco

Quando falamos sobre este tema, evitar distrações e focar é tão falado que, para alguns, até se tornou clichê. No entanto, vale ressaltar que este é um ponto de suma importância e, geralmente, pode ser a chave para o sucesso ou o motivo da falha.

A ideia é bem simples: entenda tudo o que faz com que você não se mantenha focado nas suas demandas e prioridades, como falamos na dica anterior, e procure evitar essas distrações.

Mantendo o exemplo anterior, se você estiver estudando e as redes sociais estiverem tirando a sua concentração, evite utilizá-las enquanto não terminar de revisar a matéria que você se programou para ver naquele dia.

Pode parecer bobeira ou algo pequeno, mas tirar os motivos de dispersão ajudam até mesmo a finalizar mais rápido o que você precisa fazer, sempre com total atenção e qualidade.

3 – Use técnicas de planejamento

Seja antes de começar a fazer o que você precisa em um dia, para alinhar o mês ou para se programar em um prazo ainda maior, como o semestre do curso que você está fazendo, ter um planejamento é sempre uma ótima ideia!

Mas ao falarmos sobre técnicas de planejamento, temos algumas possibilidades que você pode testar e ver qual se adequa ao seu dia a dia:

Lista de tarefas: simples e eficaz, basta fazer uma lista das tarefas diárias, semanais ou mensais, anotar os prazos, priorizar as mais importantes e fazer uma a uma, marcando-as como finalizadas no momento devido;
Matriz de Eisenhower: divida as tarefas em quatro quadrantes: importante e urgente, importante e não urgente, não importante e urgente, ou não importante e não urgente. Dessa forma, você pode focar nas tarefas conforme o grau de importância e urgência;
Pomodoro: divida o tempo em blocos de 25 minutos, separados por pequenos intervalos de cinco a dez minutos. A cada bloco, chamado de Pomodoro, foque em uma tarefa e evite distrações;
To-do list por tempo estimado: faça uma lista das tarefas e estime quanto tempo demorará em cada uma, tendo uma visão mais clara do tempo disponível e das prioridades (seja começando nas mais longas ou nas mais rápidas, como você preferir);
Calendário de atividades: defina um dia e horário para cada tarefa, usando a sua agenda como base e tendo uma visão clara do tempo disponível e de quais tarefas precisam ser feitas naquele dia em específico.

Alguns destes métodos funcionam muito bem de forma complementar, então fique livre para implementá-los em conjunto e ver o que funciona melhor para você.

4 – Tire pausas efetivas

Poucas pessoas sabem disso e muitas pensam ao contrário, mas fazer intervalos ajuda a manter o foco. Ficar cinco horas ininterruptas analisando uma demanda pode ser uma perda de tempo que gera um retrabalho, pois são altas as chances de você começar a fazer as coisas no automático.

Já se você separar entre cinco períodos de uma hora cada, com cinco a dez minutos de intervalo entre eles, você fica mais propenso a ter máxima atenção em tudo o que está fazendo!

E por quê? Porque ao ter esse período de descanso, mesmo que breve, você evita a exaustão mental e a redução da capacidade de concentração e do estresse também; consequentemente, o foco é maior.

Seja para alongar, fazer uma breve caminhada pela casa ou no ambiente que estiver, para pegar um café, beber água ou ir ao banheiro, faça pausas para manter a alta qualidade e desempenho pessoal!

5 – Monitore e avalie a sua produtividade diária

Para analisar diariamente o seu índice de produtividade, é possível utilizar de alguns métodos bem simples, como:

Crie uma lista de tarefas: anote todas as atividades que precisam ser realizadas no dia e marque-as conforme são concluídas, ajudando a ter uma visão geral do que já foi feito e do que ainda falta fazer;
Estipule metas diárias: defina objetivos claros e específicos para o dia e foque em alcançá-los. Isso ajuda a manter o foco e a motivação;
Use ferramentas de monitoramento: existem diversos aplicativos e softwares que podem ajudar a monitorar o desempenho, como explicaremos mais a fundo no próximo tópico;
Acostume-se a fazer pausas estratégicas: descansar a mente e o corpo é importante para manter a eficiência. Programe pausas regulares para tomar um café, alongar o corpo ou fazer algum exercício mental, como meditação ou respiração consciente;
Analise os resultados: no final do dia, reserve alguns minutos para avaliar o que foi realizado e o que poderia ter sido melhor.

Para complementar o último método, você pode fazer uma identificação de pontos fracos e áreas que precisam de mais atenção, focando em melhorá-las no dia seguinte.

Desta forma você analisa o quão bom, produtivamente falando, foi o seu dia e, para ajudar, tem em mãos algumas ideias do que pode melhorar e como aperfeiçoar os processos.

Aplicativos que podem te ajudar nesse processo

Assim como trouxemos nas dicas de gestão do tempo, existem bons aplicativos que podem te ajudar no processo de gerir o tempo de forma mais eficiente.

Por isso, bons apps que você pode usar e que são suficientes para te ajudar no dia a dia são:

RescueTime: rastreia quanto tempo você gasta em cada aplicativo e site, oferecendo uma visão geral do seu uso do tempo e fornecendo relatórios detalhados e insights para ajudá-lo a entender como melhorar sua capacidade produtiva;
Toggl: uma ferramenta de rastreamento de tempo simples e fácil de usar que permite a criação de tarefas ou projetos e rastrear o tempo gasto, permitindo uma análise de onde você está gastando seu tempo e onde melhorar;
Forest: usa uma abordagem única para ajudar na gestão do tempo e rendimento no dia a dia. Você planta uma “árvore virtual” enquanto trabalha em uma tarefa e, se sair do aplicativo antes de terminar, a árvore morre. Isso ajuda a manter o foco e evitar distrações;
Focus@Will: oferece música especificamente para aumentar o foco usando algoritmos para selecionar playlists que mais se adaptam ao seu estilo de trabalho;
Any.do: um gerenciador de tarefas completo que permite criar listas, definir lembretes e compartilhar itens com colegas de trabalho ou amigos;
Notion: organizador de notas e projetos que permite criar páginas personalizadas com informações para cada uma das tarefas;
Habitica: transforma a gestão do tempo e produtividade em um jogo em que você ganha pontos e recompensas por completar tarefas e alcançar metas;
Be Focused: usa a técnica Pomodoro para ajudá-lo a gerenciar seu tempo, dividindo-o em blocos de 25 minutos de trabalho, seguidos por pausas de cinco minutos;
Evernote: diferente dos anteriores, é um caderno digital que permite criar notas, salvar sites, imagens e arquivos, além de compartilhar notas com outras pessoas;
Todoist: outro gerenciador de tarefas, mas com recursos mais avançados, como priorização de tarefas, lembretes e integração com outros aplicativos, como o Google Agenda.

Dois sites que também podem ajudar são o Trello e o Monday. Ambos utilizam a metodologia Kanban para a criação de cards e colunas com diferentes status, além de oferecer um controle de tempo onde você aperta o play quando começa a demanda e pausa assim que acaba, entendendo quanto tempo foi investido naquela tarefa.

Como colocar tudo isso em prática?

Com todas as técnicas e ferramentas que apresentamos por aqui, é importante ter em mente que, com elas, é possível aumentar significativamente a sua capacidade de produzir (seja no trabalho ou nos estudos) enquanto você gerencia melhor o tempo no dia a dia.

No entanto, apenas conhecer essas estratégias não é suficiente para obter resultados concretos! É fundamental colocá-las em prática de forma consistente e disciplinada. Para isso, comece com pequenas mudanças na rotina e vá incorporando novos hábitos gradualmente.

A definição de metas claras e realistas também é essencial na etapa inicial, ajudando a manter o foco e a motivação. Além disso, é preciso ser flexível e adaptar as técnicas e ferramentas conforme as necessidades e desafios do cotidiano.

Por fim, é importante lembrar que a produtividade não deve ser vista como um fim em si mesma, mas como um meio para alcançar objetivos mais amplos e significativos.

Com uma gestão eficiente do tempo, é possível também se dedicar a atividades prazerosas e importantes, como passar tempo com a família e amigos, praticar hobbies ou descansar.

Para ficar ainda melhor, confira as indicações que nós, da Trevisan, temos para você! Para te ajudar nisso, dê uma olhada no episódio do podcast “Gestão do Tempo: O segredo da produtividade”, organizado pela Cielo, clique aqui e confira.

Já se você é o tipo que prefere uma leitura, clique aqui e leia o artigo “Gestão do tempo: o que é e 10 táticas para ser mais eficiente” publicado pela Universidade de Caxias do Sul sobre este tema.